פרומפטים מוכנים להעתקה — לעבודה חכמה יותר עם AI ביום-יום של המשרד.
את לא צריכה להיות מומחית ל-AI. את צריכה לבקש ממנו כמו שהיית מבקשת מעוזרת חדשה ומוכשרת, שלא מכירה עדיין את העסק שלך. כל בקשה טובה עונה על שלוש שאלות:
מי את ומה ההקשר?
”אני מנהלת משרד עצמאית שעובדת עם 6 לקוחות קטנים...“
מה המשימה?
”תכתבי תזכורת תשלום שנייה ללקוח שמתעכב...“
איך התוצאה צריכה להיראות?
”קצר, אדיב, עד 4 שורות, בלי סימני קריאה.“
ולא מוותרות על הצעד הרביעי: לבקש שינויים. ”קצרי“, ”פחות רשמי“, ”תני עוד שתי גרסאות“. התשובה הראשונה היא טיוטה, לא סוף הדרך.
הפרומפטים שבהמשך הם נקודת התחלה. תעתיקי, תשני את מה שבסוגריים המרובעים, ותתאימי אותם אלייך. אחרי כמה פעמים כבר תכתבי בקשות בלי להסתכל כאן.
חשוב: לפני שמדביקות מייל או מסמך של לקוח, מוחקים ממנו תעודות זהות, מספרי חשבון וסיסמאות. את אחראית על המידע של הלקוחות שלך.
סכמי לי את השרשור הזה ב-3 שורות: מה הוחלט, מה מחכה לי, ועד מתי. [הדביקי את השרשור]
אלה 4 מיילים שכתבתי ללקוחות: [הדביקי]. נתחי את הסגנון שלי: אורך, טון, פתיחה וסגירה. עכשיו כתבי לי 5 תבניות לתשובות שאני שולחת שוב ושוב: [קבלת מסמכים, תיאום פגישה, אישור תשלום...] בסגנון שלי.
כתבתי את המייל הזה כשהייתי עצבנית: [הדביקי]. נסחי אותו מחדש כך שיהיה מקצועי ואדיב, אבל ישמור על כל הנקודות שלי ויהיה ברור.
לקוח ביקש ממני [הבקשה], וזה לא כלול בהסכם שלנו. כתבי תשובה קצרה וחמה שמסבירה שזה מחוץ למה שסיכמנו, ומציעה לעשות את זה בתוספת של [מחיר / שעות]. בלי להתנצל יותר מדי.
כתבי לי 3 תזכורות תשלום ללקוח שלא שילם חשבונית של [סכום] מתאריך [תאריך]. הראשונה עדינה וידידותית, השנייה ברורה ועניינית, השלישית נחושה ומזכירה את תנאי התשלום. כל אחת עד 5 שורות.
כתבי הודעת וואטסאפ קצרה ללקוח שעדיין לא שלח לי [המסמכים]. אני צריכה אותם עד [תאריך] כדי ש-[מה יקרה]. טון חם, בלי לחץ, עד 3 שורות.
טיפ: את התבניות האלה שומרים פעם אחת. בפעם הבאה רק מחליפים שם וסכום.
אלה הרשימות שלי מפגישה עם [לקוח] (או התמלול שלה): [הדביקי]. סדרי לי אותן לסיכום עם 3 חלקים: מה הוחלט, משימות פתוחות (מה, מי אחראי ועד מתי), ושאלות שנשארו פתוחות.
על בסיס הסיכום הזה, כתבי מייל קצר ל-[לקוח] שמודה על הפגישה, מסכם את מה שסיכמנו בנקודות, ומזכיר מה אני צריכה ממנו ועד מתי.
אני מנהלת משרד עצמאית שעובדת עם כמה לקוחות. אלה המשימות שחזרו אצלי היום: [הדביקי]. מייני אותן לשלוש קבוצות: מה אפשר להפוך לתבנית מוכנה, מה אפשר להעביר לאוטומציה, ומה באמת צריך אותי. הסבירי בקצרה למה.
זו רשימת המשימות שלי לשבוע: [הדביקי]. מייני אותן לפי דחוף/חשוב (מטריצת אייזנהאואר), והציעי סדר עבודה. סמני מה אפשר לדחות או להעביר למישהו אחר.
יש לי משימה שאני דוחה כבר [זמן]: [המשימה]. פרקי אותה לצעדים קטנים, ותני לי צעד ראשון שלוקח 10 דקות לכל היותר.
אלה הלקוחות, הפגישות והדדליינים שלי השבוע: [הדביקי]. בני לי לוח שבועי שכולל שעתיים של עבודה מרוכזת בלי הפרעות כל יום, זמן לטיפול במיילים פעמיים ביום, והפסקה אמיתית בצהריים.
ככה אני מטפלת ב-[תהליך, למשל קליטת חשבונית מספק]: [תארי במילים שלך, גם אם זה מבולגן]. כתבי מזה נוהל עבודה מסודר, צעד אחר צעד, שמישהי אחרת תוכל לבצע בלעדיי.
אני מתחילה לעבוד עם לקוח חדש בתחום [תחום]. בני לי צ'קליסט של כל מה שצריך לאסוף ולהגדיר בשבועיים הראשונים: מסמכים, גישות למערכות, פרטי קשר ותיאומים.
אלה השירותים שאני מציעה ל-[לקוח] והמחירים שלהם: [רשימה]. כתבי הצעת מחיר מקצועית וקצרה: פתיחה אישית, פירוט השירותים, מה לא כלול, תנאי תשלום ותוקף ההצעה.
זה נוהל העבודה שלי ל-[תהליך] (או רשימת המשימות השבועית שלי): [הדביקי]. סמני אילו שלבים חוזרים על עצמם באותה צורה בכל פעם, ואפשר להעביר לאוטומציה: שליחת הודעה, תזכורת, העברת פרטים ממקום למקום, עדכון סטטוס. ואילו שלבים באמת צריכים שיקול דעת אנושי.
כאן מתחיל הקסם. כל שלב שה-AI מסמן הוא שלב שמערכת יכולה לעשות בשבילך, כל יום, בלי שתצטרכי לזכור אותו בכלל.